Plataforma informática de Gestión Documental oficial de la República del Ecuador
Software web que utiliza tecnologías y estándares abiertos, desarrollado por personal de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil, ahora parte del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información MINTEL, el cual se pone a disposición de las instituciones públicas de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva del Ecuador para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos.
Inicialmente para su construcción se tomó como base el Sistema ORFEO (Colombia) al cual se ha desarrollado modificaciones e inclusión de funcionalidades para adaptarlo a las necesidades del actual Gobierno Nacional Ecuatoriano.
Quipux permite registro, control, flujo, organización y trazabilidad de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una institución. Esto lo logra mediante la creación de memorandos, oficios, circulares, resoluciones y/o acuerdos más todas las funcionalidades que impliquen comunicación formal dentro y fuera de la institución.
Para lograr la comunicación tanto interna como externa de la institución, Quipux maneja 2 grandes tipos de usuarios: Servidores públicos y Ciudadanos.
Promoviendo la eficiencia, transparencia y trazabilidad de la información, a través del Sistema Quipux, los ciudadanos pueden:
- Consultar y recibir respuestas a documentos presentados físicamente en Instituciones Públicas que usan este Sistema. (Ciudadano sin firma electrónica)
- Enviar y recibir documentos a varias Instituciones Públicas usuarias del sistema desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet (Ciudadano con firma electrónica)
¿Por qué lo llamamos "Quipux"?
Principales beneficios:
Software libre
Es desarrollado en software libre, no requiere de un proveedor
Evolución
Tiempo de madurez del sistema de 10 años.
Normativa
Desarrollado bajo estándares de la Norma Técnica Ecuatoriana de Gestión de Documentos NTE INEN 2410
Cero papeles
Propende al cero gasto de papeles y sus insumos, con el uso de firma electrónica
Ahorro
Eficiencia en el gasto público, con la reducción de mensajería, archivo físico, impresiones.
Productividad
Incremento de productividad en los servidores públicos al ahorrar tiempos de tratamiento de documentación física.
Impacto ambiental
Reducción significativa del impacto ambiental al evitar talas de árboles y consumo de agua.
Acceso web
Acceso a los documentos desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora.
Firma electrónica
Uso de firma electrónica para seguridad e inviolabilidad de la documentación.
Acercamiento ciudadano
Acercamiento del ciudadano al Estado pues tiene comunicación directa.
Gobierno eficaz y eficiente
Reduce los costos a los ciudadanos en sus interacciones con el sector público.
Local e internacional
Sistema distribuido a cualquier institución, pública y privada del Ecuador, inclusive a otros gobiernos internacionales.
Funcionalidades destacadas:
La gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos a través del Sistema Quipux.
Recepción de documentos:
Permite el registro de los documentos externos que llegan en forma física a una Institución Pública y de su posterior direccionamiento al área correspondiente, para el respectivo trámite interno.
Envío de documentos:
Permite a una institución de la Administración Pública generar sus propios documentos y poder realizar su posterior envío a los servidores públicos de la misma, para el respectivo conocimiento interno; a otra institución o también a un ciudadano, como respuesta al documento que se ha recibido.
Posee 2 mecanismos de firmado de documentos.
Firma manual:
Permite firmar y subir un documento escaneado con la firma manual del remitente y así poder enviarlo a los destinatarios. Para garantizar su legalidad el documento debe ser entregado también físicamente.
Firma electrónica:
Cuando el usuario (servidor público/ciudadano) ha adquirido un certificado de firma digital podrá configurar su cuenta para que pueda emitir documentos impregnando un sello más de seguridad al documento y evitando su impresión.
Es posible categorizar a cada documento como Confidencial o Público haciendo que sea visible en concordancia a lo seleccionado.
Para el Administrador Institucional, puede gestionar a sus usuarios internos (Servidores Públicos).
Por otra parte el personal de recepción documental puede gestionar los usuarios tipo Ciudadanos.
Para la gestión de usuarios tipo Ciudadanos con Firma Electrónica se puede gestionar desde la Subsecretaría de Gobierno Electrónico.
Entre varias funcionalidades de flujos documentales que presenta el Sistema se tienen:
Reasignación:
Permite traspasar el documento hacia otro usuario para su atención.
Tareas:
A diferencia de la subrogación que es de uno a uno. La funcionalidad de tareas permite traspasar el mismo documento a 2 o más usuarios para la atención pertinente.
Subrogación:
Tiene un módulo para poder crear en forma automática un usuario que atenderá los documentos de un jefe que deja sus labores por cierto tiempo, por ejemplo por vacaciones, licencia, comisiones, etc.
Tiene una funcionalidad específica para el personal de «Archivo» de cada institución, para su organización interna, facilitando sus tareas diarias.
Esta funcionalidad se debe configurar de acuerdo a lo organización física que se tenga en los archiveros físicos para posteriormente poder anexar cada documento digitalizado y registrado en el Sistema Quipux a esta referencia y reducir tiempos sustanciales de búsqueda física de documentos en cajas o estanterías repletas de documentación.
El Sistema Quipux posee una funcionalidad que permite obtener una copia (respaldos) de todos los documentos generados en el sistema por determinado usuario a lo largo de toda su estadía en la institución.
Esta funcionalidad es imprescindible cuando se tienen procesos legales y el funcionario dejó de pertenecer a la institución, por lo que requiere tener los documentos que generó como respaldo.
El resultado es la descarga de un archivo compilado de documentación y adicional un simulador web de la interfaz del Sistema para mayor facilidad de encontrar los documentos y sus anexos.
El sistema permite realizar la búsqueda y filtrado de 8 tipos de diferentes reportes del Sistema de Gestión Documental Quipux, que más están enfocados en proporcionar tiempos de gestión documental, facilitando la toma de decisiones a la interna.
Esto se puede realizar por usuario, por área o por toda la institución.
Se tienen configurado varios filtros para realizar búsquedas de documentos cuando no se tienen todos los detalles, como por ejemplo:
- No. Documento
- No. Referencia
- De (remitente)
- Para (destinatario)
- Buscar en el texto (asunto/notas)
- Estado del Documento
- Tipo de Documento
- Categoría
- Tipificación
- Firmado Electrónico
- Buscar por Fechas, rango de fechas.
- Área
- Servidor Público
Además brinda la posibilidad de exportar a un reporte los resultados de la búsqueda realizada.