La máxima autoridad de la institución afectada debe enviar el pedido formal mediante Quipux al Subsecretario de Gobierno Electrónico y Registro Civil, sustentando la normativa y con la solicitud puntual indicando la migración de “institución origen” hacia “institución destino”, adicionando los datos de los Administradores Institucionales Quipux oficiales de ambas entidades (con quienes se trabajará) y adjuntando el Decreto Ejecutivo que sustenta la migración.

Una vez que se tenga el pedido oficial, se coordina con los Administradores Institucionales Quipux, el envío de un listado de actividades (checklist) que se les solicita trabajar en conjunto (ambas entidades) en el sistema Quipux.

La plantilla a llenar se la enviará por mesa de servicios, por correo electrónico, o la pueden descargar Aquí.

El checklist debe ser ejecutado, enviado y suscrito por los Administradores en un plazo no mayor a 10 días calendario. Para lo cual se realizará el respectivo proceso de seguimiento y en caso de que no se cumpla en el tiempo establecido se remitirá el correspondiente oficio de suspensión del proceso.

Una vez recibida la confirmación de dichas actividades finalizadas en el paso anterior, se procede a planificar las fechas y tiempos de duración que tendrá la migración mismo que por su naturaleza se ejecuta en horarios de menor demanda y son planificadas con un calendario de disponibilidad de migraciones nacionales.

En este punto se analiza el volumen de documentación a migrar y se define el número de sesiones que se tomarán para completar el proceso, de ser necesario.

De esta manera se dará a conocer la(s) fecha(s) y horario de ejecución del proceso de migración.

En la(s) fecha(s) y horarios acordados el personal delegado de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil mantendrá contacto con los AIQs vía mensajería instantánea para mayor facilidad de pregunta y respuesta.

El sistema permanecerá bloqueado para todos los usuarios de ambas entidades mientras dure el proceso de migración.

Ambos AIQs deben estar en línea en los horarios acordados, para la ejecución de sus actividades. En caso de no tener respuesta por alguna de las partes, de igual manera se realizará la migración planificada y los AIQs se deberán ajustar a los horarios de atención de la mesa de servicios, en caso de presentar inconvenientes.

Una vez que los AIQs han sido notificados que el proceso de migración ha finalizado, deberán ingresar al sistema y validar que la migración se realizó correctamente.

Este proceso de validación tiene una duración de máximo 40 minutos posterior notificación de que el proceso finalizó. Y una vez concluido deberán notificar esto vía correo electrónico (asegurarse que tengan acceso desde afuera a su correo institucional, de ser el caso).

En caso de no recibir ninguna comunicación en el lapso de esos 40 minutos de validación, cualquier duda se atenderá al correo servicios@gobiernoelectronico.gob.ec en los horarios establecidos.