Implementación del Sistema de Gestión Documental Quipux
La Implementación del Sistema Quipux se realiza en conformidad al Acuerdo Ministerial No. 718 del 13 de julio de 2011. En su “Art. 1 se dispone a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva la utilización del Sistema Web www.gestiondocumental.gob.ec para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos”
El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información a través de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, realiza la implementación del Sistema de Gestión Documental Quipux, exclusivamente a las entidades de la Administración Pública Central (APC), según Acuerdo Ministerial N°718. Por lo tanto las instituciones públicas que no formen parte de la Administración Pública Central, deberán revisar el proceso que se encuentra al final de la página.
Proceso de implementación del Sistema Quipux en instituciones de la APC
1) Solicitud de uso del sistema.
La máxima autoridad de la institución que requiere la implementación del sistema Quipux, deberá enviar una solicitud mediante oficio dirigido al Subsecretario de Gobierno Electrónico, con la siguiente información:
Datos de la institución
- Nombre
- Ruc
- Sigla
- Número telefónico
- Dirección
Datos del Administrador Institucional
- Nombres y Apellidos
- Número de cédula
- Cargo
- Correo electrónico
- Número telefónico y extensión
- Número celular
2) Capacitación del Administrador Institucional Quipux- AIQ
El Administrador Institucional Quipux AIQ designado deberá recibir una capacitación de 12 horas en las siguientes temáticas:
- Recepción de documentos (Bandeja de entrada)
- Uso recurrente del sistema (Bandeja de salida) y
- Configuración y gestión de la plataforma (Administración del sistema).
Posterior a la aprobación del curso de capacitación, deberá escribir un correo a la mesa de servicios solicitando la creación de la institución y usuario administrador en el ambiente de capacitación. Adjuntando el certificado de aprobación.
3) Creación de una cuenta de administrador en ambiente capacitación
El Administrador Operacional Quipux de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, creará los accesos necesarios en el ambiente de capacitación; se enviará por correo electrónico al Administrador Institucional Quipux AIQ designado por la institución solicitante la plantilla de seguimiento para la parametrización respectiva. También la pueden descargar aquí.
En el plazo de 7 días calendario, el AIQ deberá realizar las actividades detalladas en la plantilla de seguimiento e informar el cumplimiento a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico para la revisión y aprobación respectiva.
En caso de no cumplir la actividades en el plazo propuesto se suspenderá el proceso de implementación.
4) Confirmación de actividades y paso a producción
Una vez recibidas las actividades cumplidas por el AIQ. El Administrador Operacional Quipux de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico procederá a su comprobación y aprobación de dichas actividades. En caso de novedades encontradas, serán comunicadas al AIQ para su resolución.
Posterior aprobación, se procederá a crear la institución y cuenta administrador en el ambiente de producción para su configuración oficial (estatuto aprobado) por parte del AIQ y el inicio del uso oficial del Sistema Quipux por parte de la institución.
Sistema de Gestión Documental Quipux en instituciones que NO pertenecen a la APC.
Las instituciones públicas que no formen parte de la Administración Pública Central y requieran el Sistema de Gestión Documental Quipux, tienen la siguiente opción:
Opción: Activar su cuenta Ciudadana con Firma Electrónica; esta opción se recomienda en el caso de que las máximas autoridades utilizarían Quipux para enviar y recibir información de otras instituciones de la Administración Pública Central; para más información sobre esta opción puede comunicarse al 1800- 637276 ó escribir un correo a servicios@gobiernoelectronico.gob.ec